Chuyên đề tốt nghiệp
SVTH: Phạm Thị Hải Yến - Lớp
TCNH-K31
3. Những tồn tại và khó khăn trong việc áp dụng tin học về xử lý chứng
từ kế toán.
a. Về đội ngũ thanh toán viên.
b. Rủi ro khi áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán.
c. Cơ sở vật chất
d. Cơ chế chính sách của nhà nớc.
4. Thực trạng việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại Ngân
hàng Công Thơng Hoàn Kiếm
a. Kết quả
b. Tồn tại
Ch ơng III:
Giải pháp nhằm hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý
chứng từ tại Ngân hàng Công Thơng Hoàn Kiếm
I.Định hớng pháp triển của Ngân hàng Công Thơng Hoàn Kiếm.
1. Các chỉ tiêu hoạt động kinh doanh
2. Đầu t cho vay.
II. GIải pháp nhằm hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ
tại Ngân hàng Công Thơng Hoàn Kiếm
1. Hoàn thiện hơn công tác thanh toán liên hang.
2. Về quy trình nghiệp vụ.
3. Hiện đại hoá hoạt động ngân hàng.
4. Đào tạo đội ngũ cán bộ.
III. Kiến nghị:
1. Đối với ngân hàng Nhà nớc.
2. Đối với ngân hàng Công thơng Việt Nam
3. Đối với Ngân hàng Công Thơng Hoàn Kiếm
5
Chuyên đề tốt nghiệp
SVTH: Phạm Thị Hải Yến - Lớp
TCNH-K31
Lời Nói đầu
Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả trong cơ chế thị trờng, hệ
thống các ngân hàng thơng mại cần phải có các thông tin nhanh nhạy,
chính xác kịp thời. Với yêu cầu đòi hỏi hệ thống ngân hàng phải đổi mới
toàn diện, từng bớc hiện đại hoá Công nghệ ngân hàng. Trên cơ sở đầu t
trang bị hệ thống máy tính và ứng dụng có hiệu quả các kỹ thuật Công
nghệ ngân hàng hiện đại, thiết bị máy móc hiện có nhằm phục vụ tốt nhất
cho quá trình xử lý, tính toán, quản lý điều hành tỷên mọi lĩnh vực hoạt
động kinh doanh tiền tệ.
ở Việt Nam hiện nay việc ứng dụng tin học trong tất cả các hoạt
động của ngân hàng là đòi hỏi cấp bách và tất yếu, nhanh chóng xây
dựng một ngân hàng hiện đại để tiến tới tham gia hội nhập với các ngân
hàng trên khu vực và trên thế giới. Song để tiến hành áp dụng tin học một
cách đồng bộ và có hiệu quả, cần giải quyết một số vấn đề đã và đang tồn
tại mới phát sinh, trong đó một nội dung khá quan trọng là làm sao sớm
hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán ngân hàng,
vì thực tế chứng từ kế toán có vai trò rất quan trọng, nó là cơ sở cung cấp
thông tin ban đầu và không thể thiếu đợc kể cả khi áp dụng kế toán máy
hay còn làm kế toán thủ công. Xác định đợc tầm quan trọng ấy, đồng thời
đợc sự giúp đỡ rất nhiệt tình của Cô Phan Thu Hà và các anh chị phòng
Kế Toán của Ngân hàng công thơng Hoàn Kiếm, tôi mạnh dạn chọn đề
tài Giải pháp hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế
toán tại chi nhánh Ngân hàng công thơng Hoàn Kiếm"
Do trình độ còn hạn chế cùng với kinh nghiệm cha có, nên chắc
chắn đề tài của tôi sẽ còn nhiều thiếu sót, rất mong nhận đợc sự chỉ bảo
của các thầy cô giáo để đề tài đợc hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cám ơn!
Chơng I:
6
Chuyên đề tốt nghiệp
SVTH: Phạm Thị Hải Yến - Lớp
TCNH-K31
Lý luận cơ bản về xử lý chứng từ kế toán và việc áp dụng tin
học trong xử lý chứng từ tại Ngân hàng Thơng Mại
1.Vai trò của Ngân hàng Thơng Mại trong nền Kinh tế thị trờng
1.1. Khái niệm về Ngân hàng Thơng Mại :
Theo luật Mỹ: Ngân hàng là loại hình tổ chức tài chính cung cấp một
danh mục tài chính đa dạng đặc biệt là tín dụng tiết kiệm và thanh toán .
Theo luật Ngân hàng và tổ chức tín dụng Việt Nam: Ngân hàng là
loại hình tổ chức tín dụng đợc thực hiện toàn bộ hoạt động Ngân hàng và
các hoạt động kinh doanh khác có liên quan nh nhận tiền gửi, sử dụng
tiền gửi để cung cấp tín dụng và cung ứng các nghiệp vụ thanh toán
Khái niệm chung: Ngân hàng là một đơn vị Kinh tế kinh doanh trên
lĩnh vực tiền tệ với ba nghiệp vụ chính là Nhận gửi - cho vay - cung ứng
các thanh toán. Ngoài ba nghiệp vụ chính trên tuy yêu cầu của nền Kinh
tế các Ngân hàng Thơng Mại cần thực hiện những nghiệp vụ khác nh t
vấn, môi giới, bảo lãnh, quản lý tiền mặt. Mục đích của Ngân hàng Thơng
Mại là lợi nhuận.
1.2. Vai trò của Ngân hàng Thơng mại trong nền Kinh tế thị trờng:
Các Ngân hàng Thơng mại đã khẳng định vai trò to lớn của mình
trong nền Kinh tế hàng hoá - tiền tệ, góp phần đẩy nhanh tốc độ tập trung
và tích tụ vốn, đẩy nhanh sự phát triển sản xuất và lu thông hàng hoá.
Ngoài ra nó còn có vai trò to lớn là tạo ra tiền trong nền Kinh tế tiền ghi
sổ và tiền thanh toán trên hệ thống tài khoản góp phần tiết kiệm chi phí lu
thông tiền tệ.
Các Ngân hàng Thơng mại Việt Nam, qua việc nghiên cứu khảo sát
sự chuyển đổi Kinh tế xã hội đó là chuyển đổi hoạt động từng bớc thực
hiện đổi mới nhằm thích nghi với điều kiện mới. Thông qua việc mở rộng
dịch vụ, đa dạng hoá kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ, mở rộng quan hệ
7
Chuyên đề tốt nghiệp
SVTH: Phạm Thị Hải Yến - Lớp
TCNH-K31
thanh toán các ngân hàng nớc ngoài. Từng bớc hội nhập cộng đồng tài
chính về mọi mặt trong thanh toán thống kê, điều hành thị trờng vốn ngắn
hạn và dài hạn. Hoạt động của Ngân hàng không còn sự chỉ đạo cứng
nhắc từ trên xuống và đợc mở rộng áp dụng uyển chuyển phù hợp với sự
biến động của thị trờng.
Có thể nói rằng đó là các quan điểm đổi mới trong chính sách Kinh
tế của Đảng và nhà nớc ta đã đạt đợc trong những năm qua, trong đó có
những công lao to lớn của các nhà quản lý tài chính Ngân hàng. Ngân
hàng đã không ngừng phát triển và hoàn thiện mọi mặt, ngày càng tăng
về khối lợng vốn, mở rộng phạm vi hoạt động, đa dạng về loại hình dịch
vụ, đáp ứng nhu cầu về sản xuất và lu thông hàng hoá. Thực tế đã chứng
minh rằng các Nhân hàng Thơng mại có vai trò rất quan trọng trong nền
Kinh tế Kinh tế thị trờng đó là :
Thứ nhất : Đối với các tổ chức Kinh tế, các đơn vị, các cá nhân trong
xã hội, Ngân hàng Thơng mại nhận tiền gửi của họ bằng cách mở tài
khoản tiền gửi ở Ngân hàng hoặc giữ hộ những tài sản quý giá, những
giấy tờ có giá trị do đó giảm đợc những chi phí cất giữ bảo quản tiền tệ
và tài sản. Đồng thời huy động đợc một số lợng tiền nhàn rỗi để có thể đa
vào hoạt động hay thực hiện các khoản thanh toán chuyển tiền cho nên
giảm đợc những chi phí lu thông tiền tệ mà vẫn đảm bảo thuận tiện an
toàn.
Thứ hai: Đối với quá trình tái sản xuất xã hội, Ngân hàng một mặt
huy động và tập trung đợc một lợng vốn tạm thời nhàn rỗi rất lớn không
qua tín dụng, lợng vốn đó đợc đa vào hoạt động phục vụ quá trình tái sản
xuất xã hội.
Thứ ba: Cùng với các công cuộc đổi mới nền Kinh tế, Ngân hàng
Thơng mại đã từng bớc thực hiện đổi mới nhằm thích nghi với các điều
kiện của nền Kinh tế thị trờng, Ngân hàng Thơng mại đã thực sự trở thành
8
Chuyên đề tốt nghiệp
SVTH: Phạm Thị Hải Yến - Lớp
TCNH-K31
ba trung tâm lớn của nền Kinh tế đó là : Trung tâm Tiền tệ - tín dụng -
thanh toán.
Với chức năng đó, Ngân hàng Thơng mại đã tạo điều kiện cho họ
gặp gỡ, thúc đẩy mối quan hệ hợp tác với nhau, đây chính là đò bẩy, thúc
đẩy sự phát triển của Kinh tế đất nớc.
2.Chứng từ kế toán Ngân hàng và đặc trng của chứng từ kế toán
Ngân hàng.
Ngân hàng là trung tâm thanh toán tiền tệ, tín dụng là ngành Kinh
tế huyết mạch cơ bản, quan trọng mà chúng ta không thể phủ nhận vai trò
và kết quả tích cực của nó trong nền Kinh tế và kế toán Ngân hàng cũng
phải gắn liền với hạch toán kế toán nói chung. Phơng pháp chứng từ là
phơng pháp sơ khai nhng lại là cơ bản nhất của hạch toán kế toán. Cũng
nh các nghành Kinh tế khác, kế toán nhân hàng luôn sử dụng phơng pháp
chứng từ làm cơ sở mọi hoạt động kế toán liên quan đến chứng từ cũng
nh quá trình luân chuyển và sử lý chứng từ. Nó là phạm chù không thể
thiếu trong công tác kế toán Ngân hàng.
Chứng từ kế toán Ngân hàng là những giấy tờ chứng minh cho các
nghiệp vụ Kinh tế diễn ra và hoàn thành tại các cơ quan Ngân hàng. Nó
chứng minh về cơ sở pháp luật của nhà nớc.
Chứng từ kế toán Ngân hàng không chỉ là phơng thức lập thủ tục
đối với các nghiệp vụ Kinh tế phát sinh mà còn là phơng thức hạch toán.
Ban đầu, ở đây hạch toán ban đầu phải đợc hiểu là một hệ thống độc
lập sử lý thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý ở các mức độ khác nhau
Chứng từ kế toán bản thân nó là một phơng thức kiểm tra và giám
đốc các đối tợng Kinh tế diễn ra trong doanh nghiệp nói chung và Nhân
hàng nói riên hơn nữa đối tợng hạch toán kế toán là vốn và sự vận dụng
của nó diễn ra thờng xuyên, liên tục với khối lợng lớn, sấy ra ở nhiều địa
điểm, thời gian thanh toán khác nhau. Các sự biến động ấy chỉ có thể lu
9
Chuyên đề tốt nghiệp
SVTH: Phạm Thị Hải Yến - Lớp
TCNH-K31
lại thông qua các biểu chứng từ, theo các mẫu quy định thống nhất, chỉ có
chứng từ mới là cơ sở pháp lý, mới sao chụp nguyên vẹn nghiệp vụ một
cách khoa học. Quá trình chu chuyển chứng từ đồng nghĩa với vận động
của vốn xuất phát từ vai trò, chức năng đó chứng từ kế toán có ý nghĩa rất
to lớn đối với kế toán và hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.
2.1.ý nghĩa của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là cơ sở ban đầu để ghi chép và phản ánh vào sổ
sách kế toán vì vậy nó là cơ sở cho hạch toán kế toán, nó là khâu mở đầu
rất then chốt, vì vậy muốn hạch toán đợc thì chứng từ phải đợc tiếp nhận
sau đó xử lý chứng từ.
Chứng từ chứng minh cơ sở pháp lý của nghiệp vụ Kinh tế nên nó là
công cụ bảo vệ tài sản, là căn cứ để tiến hành thanh tra kiểm tra. Chứng từ
là cơ sở để giám định và phân tích hoạt động kinh doanh trong Ngân
hàng.
Chứng từ là bút tích để kiểm tra công tác hạch toán kế toán các Kinh
tế nói chung và hạch toán kế toán trong Ngân hàng nói riêng. Tuy nhiên
do xuất phát từ đặc điểm khác nhau nên chứng từ kế toán Ngân hàng
cũng có những đặc điểm riêng.
*Đặc điểm của chứng từ kế toán Ngân hàng :
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của Ngân hàng là kinh
doanh trong lĩnh vực tiền tệ - tín dụng - Ngân hàng dẫn đến ngân hàng
phải xây dựng một hệ thống của chứng từ riêng, phù hợp với tính chất đa
dạng và phong phú của Công nghệ Ngân hàng. Vì vậy, ngân hàng không
thể xử dụng bộ phận chứng từ thống nhất do Bộ tài chính .
Với chức năng làm trung gian thanh toán dẫn đến hoạt động của
ngân hàng có quan hệ hầu hết với các nghành, các đơn vị Kinh tế. Đại bộ
phận chứng từ là từ nội bộ, nh phiếu thu, phiếu chi Điều này đòi hỏi
ngân hàng phải tiêu chuẩn hoá chứng từ theo những yếu tố cần thiết cho
10
Chuyên đề tốt nghiệp
SVTH: Phạm Thị Hải Yến - Lớp
TCNH-K31
cả thanh toántại ngân hàng và tại đơn vị khách hàng. Bởi vì mỗi một
nghiệp vụ Kinh tế phát sinh đều là sự vận động vốn trong hệ thống ngân
hàng cũng nh sự vận động trong đơn vị doanh nghiệp.
Hàng ngày ngân hàng có quan hệ với một số lợng các loại khách
hàng, nên sẽ có rất nhiều các chứng từ còn rất phức tạp. Do vậy, để giảm
bớt khối lợng chứng từ mà vẫn đảm bảo đầy đủ tính pháp lý của nó trong
kế toán ngân hàng chủ yếu sử dụng chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ.
Các chứng từ này đều đợc khách hàng lập và viết làm nhiều liên, viết để
giấy than một lần, do vậy vừa làm bút tích để phản ánh nghiệp vụ Kinh tế
phát sinh, vừa là cơ sở vào sổ kế toán ngân hàng. Tức là với một bản
chứng từ, nên có đầy đủ các yếu tố của chứng từ gốc và yếu tố chứng từ
ghi sổ nh séc, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. Nh vậy chỉ cần lập một lần nh-
ng vẫn đầy đủ các yếu tố cơ sở để hạch toán.
Trờng hợp áp dụng tin học vào công tác kiểm toán và hiện đại hoá
Công nghệ ngân hàng thì hệ thống chứng từ kế toán ngân hàng vẫn vừa là
cơ sở để chứng minh tính hợp pháp hợp lệ, vừa là căn cứ để nhập dữ liệu
vào máy tính. Lúc đó chứng từ có thể là băng từ, đĩa từ.
2.2. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán ngân hàng
Chứng từ kế toán ngân hànglà khâu đầu tiên sao chép các nghiệp vụ
Kinh tế phát sinh. Do vậy, việc lập chứng từ kế toán chính xác, trung
thực, kịp thời và đầy đủ nhất. Vì chứng từ là thông tin ban đầu của quá
trình sử dụng thông tin kế toán.
Lập chứng từ chính là việc trình bày các nghiệp vụ tiền tệ, tín dụng,
thanh toán trên các mẫu chứng từ thích hợp. Yêu cầu của việc lập chứng
từ kế toán phải chính xác, trung thực, khách quan và kịp thời theo yêu cầu
của nghiệp vụ Kinh tế phát sinh nhằm bảo vệ an toàn tài sản, cung cấp
thông tin nhanh và chính xác. Để đạt đợc yêu cầu đó, khi lập chứng từ kế
toán ngân hàng phải đảm bảo những quy định có tính nguyên tắc sau:
11
Chuyên đề tốt nghiệp
SVTH: Phạm Thị Hải Yến - Lớp
TCNH-K31
*Nguyên tắc 1:
Chứng từ phải lập ngay khi có các nghiệp vụ phát sinh. Việc lập
chứng từ đợc tiến hành ngay sau khi nghiệp vụ xảy ra (kể cả chứng từ
trong nội bộ chứng từ do khách hàng lập). Mỗi loại nghiệp vụ Kinh tế
phát sinh thì đợc áp dụng theo mẫu chứng từ phù hợp, đợc quy định sao
thích hợp, qua đó kế toán ngân hàng mới có căn cứ để phân loại, ghi sổ và
tổng hợp kế toán một cách kịp thời, tức là bảo đảm tính cập nhật của hạch
toán kế toán ngân hàng.
*Nguyên tắc 2:
Chứng từ trong hạch toán kế toán ngân hàng là hệ thống chứng từ do
ngân hàng nhà nớc quy định, thống nhất về in ấn và phát hành. Nghiệp vụ
Kinh tế phát sinh thuộc loại nào thì phải sử dụng, đúng mẫu quy định
chung cho nghiệp vụ đó.
Nghiêm cấm sự lẫn lộn thay thế các loại chứng từ, khi lập phải ghi
đầy đủ các yếu tố không đợc bỏ trắng. Chứng từ có nhiều liên thì phải lập
bằng giấy than viết một lần sao. Các chứng từ nh séc, phiếu thu, phiếu chi
chỉ có một liên thì phải đúng mẫu mực quy định để viết. Phải tuân thủ
đúng quy tắc kế toán ngân hàng khi ghi sổ tiền bằng số, bằng chữ. Chứng
từ nói chung không đợc tẩy xoá, nếu chứng từ lập sai thì huỷ và thay thế
bằng các loại chứng từ khác.
12
Chuyên đề tốt nghiệp
SVTH: Phạm Thị Hải Yến - Lớp
TCNH-K31
*Nguyên tắc 3:
Trên bản chính của chứng từ do khách hàng lập và nộp vào ngân
hàng (trừ giấy nộp tiền và bản kê nộp séc) phải có chữ ký của chủ tài
khoản và kế toán trởng (hay ngời uỷ quyền) và đóng dấu của đơn vị với
mẫu đăng ký giao dịch tại ngân hàng. Các nhân viên ngân hàng khi tiến
hành nhiệm vụ của mình tuỳ theo trách nhiệm, nhiệm vụ để ký tên trên
chứng từ.
*Nguyên tắc 4:
Nhân viên ngân hàng chỉ đợc phép hớng dẫn cho khách hàng, không
đợc phép lập thay cho khách hàng.
2.3. Tổ chức kiểm soát chứng từ kế toán :
Một hệ thống bản chứng từ hoàn chỉnh là căn cứ pháp lý cao nhất
trong việc bảo vệ an toàn tài sản. Vì vậy, khi lập chứng từ kế toán ngân
hàng phải đảm bảo tính chính xác cao nhất. Tuy nhiên, trong thực tế do
nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan dẫn đến việc lập chứng từ kế
toán thiếu chính xác. Do đó phải kiểm soát chứng từ một cách chặt chẽ tr-
ớc và sau khi hạch toán vào sổ sách kế toán. Vì vậy, việc kiểm soát chứng
từ là khâu quan trọng không thể thiếu đợc của phơng pháp chứng từ.
Kiểm soát chứng từ là việc kiểm tra lại tính chất đúng đắn của chứng
từ bao gồm mẫu mực, các yếu tố ghi trên chứng từ và căn cứ vào các thể
lệ chế độ kế toán, chế độ nghiệp vụ kiểm tra nội dung nghiệp vụ Kinh tế
phản ánh trên chứng từ nhằm tăng cờng công tác quản lý Kinh tế tài
chính. Việc kiểm soát kế toán ngân hàng vừa là khối lợng lớn vừa có liên
quan sự vận động của tài sản trong toàn bộ nền Kinh tế. Nội dung kiểm
soát bao gồm hai khâu.
13
Chuyên đề tốt nghiệp
SVTH: Phạm Thị Hải Yến - Lớp
TCNH-K31
a. Kiểm soát trớc:
Là kiểm soát ngay sau khi nhận chứng từ của khách hàng và trớc khi
hạch toán phân tích. Đây là công việc của thanh toán viên hay thủ quỹ,
nhân viên xử lý nghiệp vụ. Khi giao dịch với khách hàng thanh toán viên
nhận chứng từ của khách hàng sẽ tiến hành kiểm soát tính chất hợp lệ hợp
pháp của chứng từ. Nó thể hiện bốn công việc sau:
- Kiểm tra mẫu chứng từ so với nội dung nghiệp có chính xác hay
không.
- Kiểm tra mẫu dấu, chữ ký trên chứng từ so với mẫu dấu chữ ký đăng
ký tại ngân hàng.
- Kiểm tra các yếu tố ghi trên chứng từ nh số liệu tài khoản, số tiền
có đầy đủ không.
- Sau khi hoàn tất khâu kiểm tra này thanh toán viên phải ký tên chứng
từ và chuyển lại cho kiểm soát viên để kiểm soát lại.
b.Kiểm soát sau:
Là kiểm soát chứng từ sau khi đã ghi sổ vào sổ hạch toán phân tích
và trớc khi ghi vào sổ hạch toán tổng hợp, nhằm kiểm tra lại một lần nữa
tính chất hợp pháp hợp lệ của chứng từ. Đây là công việc của kiểm soát
viên và kế toán trởng, kiểm soát viên và kế toán trởng là những ngời đợc
giám đốc uỷ quyền thay mặt giám đốc kiểm soát toàn bộ các nghiệp vụ
Kinh tế diễn ra và cho phép hoàn thành tại ngân hàng, đồng thời phải chịu
trách nhiệm hoàn toàn trớc pháp luật về các nghiệp vụ đó. Trừ những tr-
ờng hợp phải có chữ ký của giám đốc và sự quyết định của giám đốc. Nó
bao gồm các công việc sau:
- Kiểm soát tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ mẫu, dấu và chữ ký, số
d tài khoản, chữ ký của thanh toán viên, số d tài khoản, chữ ký của
thanh toán viên, số d tài khoản, chữ ký của chủ tài khoản.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét